Mengenal Jendela dan Menu-menu MS.Excel

7.Mengenal Jendela dan Menu-menu Ms. Excel

Tutorial Microsoft Excel

       

A.   Pendahuluan

Microsoft excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang bekerja di bawah Sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung angka – angka, bekerja dengan daftar data, dan menganalisa data – data serta mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram.

B.    Pengenalan Layar Kerja MS Excel

Formula Bar adalah tempat dimana kita menulis rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan merupakan angka melainkan alamat cell/cell addressnya.

Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus  diawali dengan tanda sama dengan (=…………) atau tanda tambah (+……..)

Name Box adalah   tempat yang menunjukkan dari cell / address cell yang ditunjuk oleh pointer.

Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali dengan pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor berbaris (1-65536), sebagai contoh : !Cell B5 dibaca kolom ke-2 (yakni kolom B) baris ke-5.

              Enter         : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah

              Shift Enter: memindahkan cell pointer dari bawah ke atas

              Tab           : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan

              Shift Tab  : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri

              Page Up     : 1 layar ke atas

              Page Down : 1 layar ke bawah

              ¬   ®           : ke kiri, kanan, atas, dan bawah

              Ctrl ¬ / ®    : ke batas data yang paling kiri atau kanan

              Ctrl ­ / ¯      : ke batas data yang paling atas atau bawah

              Ctrl End      : menuju data yang paling akhir

              Ctrl Home  : menuju ke awal cell (A1)

              Home         : kembali ke kolom A pada baris yang sama

              F5             : menuju ke cell tertentu do Worksheet

D.   Jenis Data pada Cell

1.       Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :

         Character   : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalan melakukan   perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9

         Numeric     : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9

         Date           : data tanggal

         Time           : data waktu

2.      Formula yang seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama dengan (=……) atau tanda tambah (+…….). Seperti yang dijelaskan sebelumnya.   

Bentuk Kursor

Bentuk Kursor	Aksi jika mouse di-drag	Posisi Mouse Pointer
	Membuat Blok, memilih daerah yang akan diolah	Di tengah-tengah cell yang sedang diolah
	Menyalin Blok cell yang dilaluinya	Disebelah kanan cell yang sedang dipilih
	Memindahkan Blok ke cell yang dituju mouse	Ditepi (garis batas) cell yang sedang dipilih

E.  Menyalin Isi Cell

Untuk menyalin isi suatu cell ke cell-cell yang terletak pada bagian bawahnya dapat dilakukan dengan prosedur di bawah ini:

Þ  Pilih Blok yang akan disalin lalu letakkan kursor pada sebelah kanan bawah cell yang akan dicopy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.

F.    Membuat Judul di tengah Tabel

Untuk membuat judul di tengah tabel maka dilakukan langkah sebagai berikut ini:

Þ    Ketik terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang paling pertama (A……). Blok kolom sampai ke kolom paling akhir tabel. Gunakan toolbar merge and center .

 

G.   Pengeditan dan Pengformatan Worksheet

       Pengeditan worksheet

Pengeditan dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

1.    Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit

2.   Double klik pada cell yang mau diedit

3.   Mengedit pada formula bar

       Perintah untuk pengeditan

1.      Perintah fiil terdiri dari 4 pilihan:

       Up           :isi data pada cell dari bawah ke atas

       Down       :isi data pada cell dari atas ke bawah

       Left        :isi data pada cell dari kanan ke kiri

       Right       :isi data pada cell dari kiri ke kanan

2.   Delete          : untuk menghapus cell beserta isinya

       Tombol delete     :menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet

       Shift Cell Left    :menggeser cell ke kiri

       Shift Cell Up      :menggeser cell ke atas

       Entire Row          :menghapus 1 baris

       Entire Colum       :menghapus 1 kolom

3.   Delete Sheet           :untuk menghapus sheet yang sedang aktif

4.   Move or Copy Sheet :untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif

H.    Perintah untuk Pemformatan Worksheet

1.  Cell    :Mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cell

    Adapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni:

a.          Number (format type data)

b.         Alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan)

c.          Font (format tulisan)

d.         Border (format garis)

e.          Patterns (format warna pada cell)

f.          Protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell)

 2. Row    : Mengatur format dari baris.

a.       Height       :mengatur panjang suatu baris

b.      Autofit     :mengembalikan ke ukuran baris yang standart

c.       Hide          :menyembunyikan baris yang ditunjuk

d.      Unhide      :mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

3. Column   : mengatur format dari kolom

a.       Width                               :mengatur lebar dari suatu kolom

b.      Autofit Selection              :mengembalikan ke ukuran kolom yang standart

c.       Hide                                  :menyembunyikan kolom yang ditunjuk

d.      Unhide                              : mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

e.       Standard Wight                : mengatur standart lebar dari kolom

4. Sheet   : mengatur format dari sheet yang sedang aktif

a.       Rename                  :mengganti nama sheet yang sedang aktif

b.      Hide                      :menyembunyikan sheet yang sedang aktif

c.       Unhide                  :mengembalikan sheet yang baru saja dilakukan hide (sheet yang tersembunyi)

d.      Background           :memberi gambar sebagai background dari layer kerja MS Excel

 

e.       Tab Color  :memberi warna pada garis bawah tulisan nama sheet 

I.  Pemakaian Fungsi pada MS Excel

Operator Perhitungan pada MS Excel

Penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan pangkat yang dilakukan dengan cara menuliskan alamat sellnya bukan angkanya pada formula bar.

Misal :  Penjumlahan     : =A1 + B1 atau +A1 + B1

           Pengurangan     : =A1 –B1 atau +A1 – B1

           Perkalian          : =A1 * B1 atau +A1 * B1

           Pembagian        : =A1 / B1 atau +A1 / B1

           Pangkat 2         : =A1 ^ 2 atau +A1 ^ 2

J. Fungsi Bantu Statistik

1.  Max (Range)        :mencari nilai terbesat dari suatu range

2.  Min (Range)        :mencari nilai terkecil dari suatu range

3.  Sum (Range)        :mencari jumlah dari sisi data yang terdapat pada suatu range

4.  Average (Range)  :mencari nilai rata2 dari suatu range

5.  Count (Range)     :mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range

K. Fungsi Kelompok Text

1.   Left       : mengambil karakter yang ada di sebelah kiri dari satu kesatuan karakter.

     Penulisan    : =LEFT(teks,jumlah_karakter)

2.   Right     :mengambil karakter yang ada di sebelah kanan dari satu kesatuan karakter.

     Penulisan    : =RIGHT(teks,jumlah_karakter)

3.   Mid                    :mengambil karakter yang ada di tengah dari satu kesatuan karakter.

     Penulisan    : =MID(teks,angka_awal,jumlah_karakter)

4.   Upper    :mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf  besar / capital.

     Penulisan    : =UPPER(“saya”) menghasilkan SAYA

5.   Lower     :mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf kecil.

     Penulisan    : =(LOWER(“SAYA”) menghasilkan saya

6.   Proper    :engubah karakter pertama dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / capital dan mengubah huruf berikutnya dengan huruf kecil.

     Penulisan    : =PROPER(“saya sedang praktikum”) menghasilkan Saya Sedang Praktikum

7.   Len                    :mengambil karakter terkiri sejumlah yang dinyatakan pada argument jumlah_karakter.

     Penulisan    : =UPPER(“Praktikum”) menghasilkan 9

8.   Text      :mengubah angka menjadi teks dengan jumlah decimal sesuai yang dinyatakan pada argumen format_teks

     Penulisan    : =TEXT(angka,format_teks)

     Contoh : =TEXT(100/4,”0.00”) menghasilkan 25.00

9.   Dollar    :mengubah angka menjadi teks mata uang dollar, disertai pembulatan dan jumlah decimal menurut argument jumlah_desimal.

     Penulisan    : =DOLLAR(angka, jumlah_desimal)

     Contoh: =DOLLAR(22/7,6) menghasilkan $3.142857

                  = DOLLAR(22/7,5) menhasilkan $3.14286

10. Char       :mengubah angka antara 1 sampai 255 menjadi karakter kode ASCII

     Penulisan    : =CHAR(25) menghasilkan }.

11. Code       :merubah karakter pertama menjadi kode ASCII

     Contoh: =CODE(“Infor”) menghasilkan 73

                  = CODE(“Ikan”)menghasilkan 73 juga

Catatan !!!! tanda koma ( , ) di atas dapat juga diganti dengan tanda titik koma ( ; ), disesuaikan dengan computer yang digunakan.

L. Fungsi Bantu Logika

1.  And (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

! menghasilkan argument true jika semua logika benar

2.   Or (Logical 1, logical 2,…,logical 30)

     ! menghasilkan argument true jika salah satu logika benar

3.   Not (Logical)

     ! menghasilkan kebalikan logika

4.   If (Logical Text, Value True, Value Valse)

     ! menghasilkan argument dengan pemenuhan syarat yang telah ditentukan

M. Fungsi Absolut

Fungsi penggunaan absolute ini adalah apabila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula disalin, buatlah referensi cell absolute dengan mengetik tanda dillar ( $ ) atau tekan F4 apabila pengetikan referensi cell yang anda ingin tidak berubah. Seperti formula =D4 berubah pada saat anda salin ke cell lain, tetapi $D$4 selalu merujuk pada cell yang sama.

N. Data entry

Prinsipnya hampir sama dengan penggunaan absolute dimana bila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula disalin namun keuntungan lain menggunakan data entry adalah kemungkinan kita melakukan pencarian referensi antar sheet.

Proses data entry diawali dengan membuat range rekening-rekening transaksi maupun data-data lain yang akan dipakai sebagai patokan pada proses selanjutnya, proses ini berlangsung setelah user menuliskan dan menamakan range rekening-rekening bersangkutan sebagai berikut:

Contoh rekening-rekening penjualan jenis-jenis buku pada sebuah perpustakaan:

Kode	Nama Buku
001	Komputer
010	Manajemen
011	Akutansi
100	Teologi
101	Biologi

1.       Menuliskan rekening-rekening di atas

2.      Blokir area cell $A$2:$B$6

3.      Kemudian carilah menu insert, name, define.

4.      Pada menu define name, pada text box names di workbooks anda dipersilahkan untuk menamakan range rekening-rekening yang telah anda buat.

5.      Perhatikan pada text box refers to : range yang telah anda buat.

6.      Jika telah selesai klik OK.

Untuk lebih jelasnya tujuan membuat range pada tabel yang telah anda buat, anda dipersilahkan untuk mengganti sheet. Berpindahlah ke sheet 2 lalu pada cell B1 ketikkan formula berikut =IF(A1<>””,VLOOKUP(A1,buku,2),””). Lalu pada cell A1 coba anda ketikkan salah satu kode, dan lihat perubahannya.

O. Fungsi VLOOKUP

Fungsi Vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertical.

Penulisan : =VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

P. Fungsi HLOOKUP

Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan : =HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

Q. LOOKUP VALUE

Pada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini memungkinkan kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sebagai referensi / patokan.